（一）出访预报
1. 教职工须于每年年底完成下一年度因公出访计划预报（如 2025 年底完成 2026 年度预报）。
2. 未按规定完成预报或实际出访情况与预报不一致的，出访人须提交《补充出访情况说明》，明确以下内容：出访时间、出访地点、出访目的及未按规定预报的原因。
3. 《补充出访情况说明》需由出访人本人签字后，上传“交我办-农业与生物学院用印申请”申请加盖学院公章。签章后的文件需作为附件上传至出访审批系统。
（二）出访申请前
1. 出访申请建议至少提前 1 个月启动筹备工作。
2. 申请前须获取外方出具的正式邀请函，邀请函需明确出访时间、地点、事由，并由邀请人签字确认；收到邀请函后应及时提交出访申请。
3. 正式出访前必须完成因公出国（境）申请及全部审批流程，获取批件后方可成行。
（三）因公出国（境）手续办理
需完成以下两项申请流程，按顺序依次办理：
院内审批：通过 “交我办 - 服务大厅 - 农业与生物学院 - 教职工因公出国 (境) 院内申请” 线上提交申请，完成院内审批程序。
交我办报备：院内审批通过后，登录 “交我办 - 国际交流板块”，发起 “因公出国（境）申请”，并按要求上传外方邀请函原件扫描件等附件材料。
（四）后续流程
1. 线上审批完成后，出访人将收到系统邮件通知，须按邮件指引妥善保存批件。
2. 护照与签证办理：
l 持有有效普通公务护照：直接办理签证，签证办理指南可查询学校出入境中心官网。
l 无普通公务护照或护照已过期：先办理普通公务护照，再申请签证。
（五）普通公务护照查询与办理
1. 护照有效期查询：通过 “我的外事 - 交大外事 SJTUFAMS” 或公众号 “全球交大 - 资讯公告 - 证照查询” 渠道核实。
2. 新办普通公务护照：出访人需携带批件原件、身份证原件及复印件等全部材料，前往学校出入境中心（东晖园 3 号楼一楼大厅）提交申请；学校出入境中心将协助预约上海市外办办理号，出访人按预约时间前往办理（预计办理周期约 1 周）。
* 所需材料清单可查阅：https://global.sjtu.edu.cn/cgcj/view/index/982。
（六）因公签证办理
1. 签证办理所需材料可查阅学校出入境中心官网，同时建议出访前登录对应国家驻华使馆官网核实最新要求。
2. 签证保险办理：可选择在办理护照当日现场购买（需预留排队时间），或通过学校推荐的亚美国际官网自行购买。
3. 出差证明下载：登录https://global.sjtu.edu.cn/cgcj/view/index/986下载模板，按要求填写完整相关信息。
（七）重要事项说明
1. 教职工因公出访须严格遵守年度 “因公出国（境）计划预报” 要求，预报工作将于每年年底正式启动，请及时关注邮件通知。
2. 申请时限要求：距出访日期不足 15 个工作日的出国（境）申请不予受理；赴台申请距出访日期不足 30 个工作日（局级领导干部为 45 个工作日）的不予受理。
3. 审批管理要求：
l 未经学校出入境管理与服务中心审批通过（以系统邮件及短信通知为准），不得擅自出访；
l 未经审批擅自出访的，出访人需自行承担全部责任与后果（包括但不限于费用无法报销）；
l 实际出访时间需与批件核定时间一致，严禁早于批件规定的离境日期或晚于批件规定的入境日期；确需调整行程的，须在出访前完成 “交我办-更改批件审批流程”。
4. 出访时长规定：
l 教学科研人员因公出国（境）从事教学科研活动的，出访时长根据实际工作需要审批，单次出访一般不超过 14 天（含离、抵我国国境当日）；超过 14 天的，需由本人提交专项任务说明，经学院党政会讨论通过后，报学校国际合作与交流处按规定流程审核。
l 行政人员因公出国（境）从事非教学科研活动的，需遵守以下规定：团组总人数不超过 6 人，单次出访国家（地区）不超过 3 个，在外停留时间不超过 10 天（含离、抵我国国境当日）。
5. 护照有效期要求：出访人需确保因公护照有效期满足以下标准：自出访回国之日起，因公护照剩余有效期不少于 6 个月，港澳台通行证件剩余有效期不少于 3 个月；未达要求的，需先更新证件再提交出访申请。
6. 时差与报销要求：出访人需准确计算往返时差，确保护照出入境记录日期与批件行程起止日期一致，否则将影响费用报销。
7. 行程变更管理：因非不可抗力因素需调整行程（如延长出访时间、增加邀请单位等）的，须在出访前提供新的邀请函并完成更改批件审批流程；出访启动后不予受理行程变更申请。
8. 机票相关变更：因机票购买、改签、价格等原因导致行程变更需调整批件的，须在出访前完成审批；出访启动后不予受理。
9. 证件上交要求：出访完成回国（境）后 7 个工作日内，须将因公护照（或港澳台通行证件）上交学校出入境管理与服务中心；逾期未交或违反证件管理规定的，将暂停其后续因公出国（境）资格。
10. 回国后续工作：出访完成后，需及时登录审批系统填写回国总结，并按规定办理费用报销手续；未实际出访的，需及时登录系统取消行程或终止审批流程。
11. 长期因公出访：单次出访时长达到 3 个月及以上的，视为长期因公出国（境）任务，出访人需完成校内审批流程后，持因私护照出访。
如需咨询因公出访相关事宜，可联系农业与生物学院合作交流办公室。